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Progetto per Festa di inizio stagione

Il documento “Festa di inizio stagione”  fornisce uno schema di base per l’ideazione, la progettazione e la realizzazione per la festa di inizio della nuova stagione agonistica di un club sportivo

Progetto per Festa di inizio stagione

La festa di inizio stagione rappresenta una grossa opportunità per l’immagine di una società sportiva. Normalmente dal livello organizzativo della presentazione di inizio stagione e della festa conclusiva si può già prevedere l’andamento manageriale di tutta la stagione di quel club. La festa di inizio stagione di un club sportivo è di solito un’importante occasione per:

– celebrare l’inizio nuova della stagione agonistica
– presentare le nuove squadre del club
– presentare gli impegni sociali che svolgerà la società
– presentare i partners e gli sponsor che accompagneranno la nuova stagione
– presentare la squadra dei volontari e gli operatori del club
– migliorare l’immagine del club nel territorio
– attirare nuovi interessati alle attività dell’associazione
– il coinvolgimento delle istituzioni

Per organizzare un’interessante inizio stagione, come per l’organizzazione di ogni evento,  bisogna rispettare le seguenti fasi:

La  fase di ideazione, fase di progettazione, fase di organizzazione, fase di realizzazione e  fase post evento

– Fase di ideazione (il sogno di come vorremmo si svolgesse l’evento): Questa fase, normalmente affrontata dagli organizzatori degli eventi del club, prevede la ricerca di tutte le attività più interessanti da inserire all’interno della manifestazione . In questa fase si definisce lo scenario logistico e la trama dell’evento, ma sopratutto chi sarà il maestro d’orchestra della manifestazione

– Fase di progettazione (come potremmo iniziare a costruire l’evento): In questa fase dopo aver verificato la fattibilità delle idee nate nella fase di ideazione si procede con la costruzione dell’evento e sopratutto del sistema di comunicazione e promozione della manifestazione. In questa fase deve essere abbozzata una base attendibile di quello che sarà il programma della manifestazione
vedi esempio di volantino

– Fase di organizzazione (chi fa cosa e sopratutto, quando) in questa fase viene ufficializzato il programma  e vengono definiti ruoli e mansioni all’interno del gruppo di lavoro. In questa fase è assolutamente conclusa la fase di “nuove idee” ma bisogna realizzare quelle già ideate durante le fasi precedenti. Ogni operazione deve avere un responsabile ed una scadenza temporale. In questa fase viene creata una time line che serve a definire meticolosamente la successione temporale delle attività, gli operatori e  i responsabili per ogni singolo reparto.

– Fase di Realizzazione dell’evento (cosa succede il giorno dell’evento): Lo sviluppo di questa fase dipende direttamente dalla buona riuscita delle fasi precedenti. Se le fasi precedenti sono state affrontate in modo professionale il giorno dell’evento ogni operatore saprà cosa fare, quando e con l’aiuto di chi. Gli unici imprevisti possono essere rappresentati dal meteo o da altri fattori accidentali non da difetti organizzativi.

– Fase post evento (l’organizzazione di un evento non finisce mai con la chiusura della manifestazione): questa fase è fondamentale, nei giorni successivi è necessario pubblicare  le foto e i video della manifestazione oltre ad inviare una selezione di questo materiale a sponsor, istituzioni, volontari ed altri partners del club a seguito di un ringraziamento sulla partecipazione. Queste attività faranno in modo di fidelizzare queste persone oltre a rappresentare un’ottima promozione per i prossimi eventi.

Concludendo la festa di inizio stagione può essere un’ottimo strumento per migliorare l’immagine del club ma, se mal’organizzata, anche il contrario.